Адъютант Его Превосходительства

"Самое узкое место в нашем бизнесе — это я сам", — сетовал генеральный директор одной из компаний. Немногие директора готовы сделать подобное признание, но, к сожалению, сегодня оно остается справедливым для многих и многих из них. Дела крупные и не очень, неотложные и еще более неотложные — сыплются на первого менеджера компании нескончаемым потоком и подчас куда быстрее, чем он успевает разгребать его. Один из наиболее действенных и радикальных путей решения проблемы — хороший личный помощник. О своем опыте работы с личным помощником мы попросили рассказать Алексея Максимова, Генерального директора компании АСБ-Рейтинг.

Алексей, сколько разных компаний Вы прошли вместе со своим личным помощником?

С Натальей? Через... Это четвертая!

А как и когда Вы впервые осознали, что нужен личный помощник?

Я думаю, году в 2000-м. Это было связано с ростом масштаба и сложности бизнеса, которым приходилось управлять. В какой-то момент стало понятно: в одиночку я уже не в состоянии все контролировать, все записывать и все со всем увязывать. А самое трудное — управлять временем, держать над всеми делами и задачами "внутренний секундомер".

Какими качествами должен обладать личный помощник?

Он должен быть сообразительным и быстро ориентироваться в ситуации. Есть такое незатейливое действие, называется оно: "думать". Помощник — это человек, прежде всего думающий, это отнюдь не исполнитель! Он принимает множество мелких решений, которые избавляют его босса от необходимости думать еще и об этом.

Как и где проявляется эта "незатейливая способность" помощника?

Самое понятное — это подготовка ключевых совещаний, которые проводит директор. Затем — протоколирование, фиксация решений. Чтобы составить нормальный протокол, человек должен хорошо знать предмет. Иначе он ничего не будет понимать и напишет дурь. Руководитель — он, конечно, все потом посмотрит. Но у него на это есть в рабочем графике считанные минуты. Если же он будет сам вспоминать все, что было на совещании, то у него на весь день уйдет! Помощник должен уметь сформулировать и положить на бумагу основной смысл обсуждения и содержание договоренностей. Затем — хороший русский язык, письменный и устный. Это тоже весьма редко встречающееся качество. Людей, умеющих излагать мысли и грамотно укладывать их на бумагу или в компьютер — по моим наблюдениям, становится все меньше и меньше...

Какие еще функции помощника наиболее востребованы в Вашей работе?

Контроль исполнения решений тех же совещаний. Планирование рабочего дня руководителя. Ведение архива задач и напоминание о них тогда, когда это наиболее уместно. Это — наиболее типовые функции.

Можно ли при планировании рабочего дня доверить помощнику расстановку приоритетов? Например, два мероприятия наползают друг на друга и какое-то одно нужно подвинуть?

Хороший помощник именно так и делает. В одних случаях он предлагает варианты. В других, предвидя наползание, может попытаться сам разрулить ситуацию. Потому что обстоятельства возникают не только у руководителя, но и у людей, с которыми он взаимодействует. График рабочего дня — это очень живая штука, он постоянно двигается. Кто-то стоял в пробке и опоздал на встречу, где-то совещание затянулось дольше срока, вдруг возникла новая внеочередная задача. Всем этим нужно постоянно управлять, все время как бы держать людей на поводке…

Еще одна важная тема — коммуникации. Помощник коммуницирует со всей компанией и с внешним миром. Он принимает на себя основной удар, он демпфирует все эти изменения графиков, всю конфликтность и нервозность на том конце провода. И в общении с любым человеком он должен быть на высоте. В конце концов, помощник -он в значительной степени формирует имидж самого руководителя внутри компании и за ее пределами. От того, насколько грамотный человек на телефоне, насколько адекватны его реакции, насколько аккуратно все фиксируется и исполняется, — от этого зависит мнение о компании и о ее первом лице.

А можете оценить, насколько возрастает производительность управляющего, когда он берет хорошего помощника?

Если помощник с достаточно широким набором компетенций — до 50%, наверное. Специально не считал… А! У меня же бывали ситуации, когда я начинал работать в новой компании, а Наталья причинам появлялась несколько позже. Мне было очень тяжело. Как без рук! Буквально сидишь как без рук! Как без компьютера. Или без телефона. Сидишь, вроде надо действовать — а что делать-то??

Чтобы быть хорошим помощником — достаточно ли только деловых качеств?

Существует еще своеобразная химия взаимоотношений. Все мы люди. И когда проводишь рядом с человеком значительную часть жизни, то незаметные в других случаях нюансы формируют какой-то уровень конфликтности, напряженности, взаимного понимания или недопонимания. Масса мелочей начинает влиять на то, насколько комфортно чувствуют себя обе стороны. Ведь смысл деятельности помощника — в том, чтобы упростить работу руководителя. А не грузить его необходимостью каждый раз давать подробные инструкции. Поэтому помощник должен уметь подстраиваться, чувствовать, понимать. Какая-то предсказуемость должна быть во взаимоотношениях, причем обоюдная. Все это вместе в некую химию и складывается.

Отдельная тема — это надежность. Я, например, точно знаю: где бы я ни был, что бы ни произошло — Наталья все держит под контролем, вовремя назначит, перезвонит, перенесет, мобильный телефон у нее работает 24 часа в сутки. Какие-то неожиданные обстоятельства, или мне пришло в голову переиграть ближайшие планы — я могу позвонить в любое время, и она нормально это воспримет и все сделает как надо.

Трудно ли найти хорошего помощника?

Мне, наверное, повезло. Мне Наталью рекомендовали как очень толковую, и она моментально дала понять, что она таковая и есть. Но если бы не эта счастливая случайность — думаю, найти помощника было бы непросто. До нее у меня была типовая барышня. Со всеми присущими типовым барышням особенностями. Избавился я от нее, перекрестился… И тут — Наталья, как глоток свежего воздуха! А дальше все покатилось само собой.

Найти помощника… Многие ведь ищут не там, где потеряли. Знаю массу случаев, когда люди почему-то думают, что нужно искать 60х90… или как там, 90х60? Глупость полная, потому что при нужных деловых и человеческих качествах еще и такое совпадение найти невозможно. И я думаю, это происходит во многом из-за того, что люди хорошего не видели. Не приучены работать в режиме использования личного помощника. Они думают, то это нормально — самим биться, в книжки записные что-то писать, стучать по клавиатуре… Мне кажется, о другом нужно думать. Время бесценно… И очень многое можно успеть сделать, если частью твоих хлопот будет заниматься кто-то другой.

С личным помощником одна тема есть, непростая очень. Должность-то статичная. Поэтому уникальное сочетание факторов должно быть в человеке. Помощник должен хорошо разбираться в бизнесе и понимать, как устроена и как работает компания. А это, я извиняюсь, уже претензия на очень хорошую менеджерскую позицию. А компания развивается. И руководитель развивается. Если руководитель еще и меняет места работа, а помощник рядом с ним, то он набирает такое количество опыта, что ему в его рамках уже становится тесно. Надо быть совсем не амбициозным человеком, чтобы довольствоваться ролью помощника. Я, конечно, регулярно Наталье зарплату поднимают, но есть же и предел. Помощнику ведь не будешь платить как финансовому директору, верно? И здесь как раз кризис и начинается. Когда помощник столько уже знает и настолько разбирается в предмете, что ведет себя более зрело и адекватно, чем иной топ-менеджер. Это правда! В случае, допустим, с Натальей. Другое дело, что ей не хватает, волевых, лидерских качеств. Она, наверное, это понимает и не очень рвется по служебной лестнице. Тем не менее, приходится ее развивать, и сегодня, кроме того, что она мой помощник, она еще и начальник отдела рекламы и PR. Так что у меня в приемной теперь два человека сидят — Наталья и ее собственный секретарь, которому она скидывает часть простой работы.

Допустимо ли, на Ваш взгляд, привлечение личного помощника к выполнению неслужебных поручений?

Тут, на мой взгляд, нужно твердо держаться и в рамках приличий, и в рамках здравого смысла. Элементарная этика должна быть, и есть границы, переходить которые нельзя. Недопустимо, личного помощника, которого ты нанял на деньги компании, использовать, скажем, в роли домохозяйки. Но и до идиотизма доводить принцип тоже не нужно. Я, например, считаю правильным, что заказом гостиниц и билетов для моего отпуска занимается Наталья. Почему? Потому что это привычное для нее дело, мало отличающееся от организации командировки. И в том и в другом случае Наталья работает с понятным ей набором контрагентов по билетам, по визам, по гостиницам. Глупо было бы тратит на это мое время, потому что Наталья это сделает и быстрее, и лучше меня.

А вот другой случай. В свое время я с семьей очень неудачно вляпался в строительство загородного дома. И до сих пор приходится эту лямку тянуть, и много времени на это тратить. Я тереблю девелоперов, вхожу в состав всех мыслимых и немыслимых инициативных групп. Так вот, Наталью я этим никогда не гружу. Да и чем она могла бы помочь? Встречу организовать? Но в том кругу знают меня, договариваются со мной. Мои соседи имеют определенный статус, они владеют какими-то бизнесами, или посты занимают в каких-то структурах. Транслировать им что-то через помощника и говорить "Вам мой помощник позвонит" — не принято. Не принято в таких случаях общаться через секретарей, хотя у всех они есть.